1.商标档案管理原则
商标档案管理应遵循维护资料的完整、真实、安全、统一存档和便于利用的原则。
完整，要求商标档案资料全面收集从商标设计、商标注册、商标使用等所有商标工作全过程中每个环节的所有资料，不缺项，不断线，保证档案资料详实、完整。
真实，要求商标档案资料客观、准确、正确地收集与商标工作全部活动的文字、数字资料，保证档案资料的客观性、真实性和利用价值。
安全,要求商标档案管理应配备符合档案管理要求的保护设施，添置灭火、吸尘、去湿等防潮、防火器材，安置温度仪，防盗门窗等，保证档案资料的安全。(商标档案与企业其他档案一同管理的可省去以上设施。)
统一存档，要求一个企业内不同部门收集整理的商标档案资料，应归口统一保管，统一存档，防止商标资料因分散保管不便利用或丢失。
便于利用，要求商标档案资料的保管形式，便于企业内不同部门、不同人员对档案资料的有效利用。商标档案资料的保管形式，既要为商标工作提供便利服务，又不因对商标资料的利用而损坏历史资料。
2.商标档案资料应分类规范建档
(1)分类建档。目前，商标档案按内容应区分为以下类别分类建档：商标设计档案;商标注册档案;商标使用档案;商标变更、续展档案;商标转让、使用许可档案;商标广告宣传档案;商标保护档案;商标经济效益档案;与商标有关的其他资料档案。
(2)规范建档。规范建档可提高对商标档案的利用效率，有利于对档案资料的保管。规范建档应做到:一是保管期限划分准确；类目设置清楚统一；分类方法前后一致;卷皮、卷内目录、备考表等填写规范、工整清晰。二是案卷装订整齐牢固，不压字、不漏页。尤其在档案规范化管理中，应注重三个结合，即档案工作与公文、文书处理相结合，与商标工作诸环节相结合，与资料利用相结合。
规范建档的具体方法是:①公文、文书处理以方便立卷存档为前提，在主题词设定、公文纸选用、打字印发等方面按照档案的规范要求实施操作，使之尽量方便档案工作。②档案管理以商标工作诸环节为主要内容，归档资料应尽量广泛,为资料利用提供有利保证。③归档时应考虑应用，案卷索弓I、字号索引制定尽量科学，详略得当，便于查找。在做好档案的开发利用时，档案管理工作还应建立一整套的档案借阅登记制度，真正达到档案完整，简便易行。
3.商标档案资料的充实、整理
商标档案应收集完整、准确。商标档案资料，需要随着商标的注册、使用、保护等环节不断完善。商标档案一般经历由少到多、由小到大、由简易到复杂的过程，而且永久保存,这就要求企业将商标档案视为专门的档案收集与整理。同时应由档案人员与企业各业务部门合作，明确商标档案的归档范围、归档程序、归档时间和归档要求等，随时收集新的文件材料，充实商标档案。
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